Relances de cotisations

Rédigé par Patrick Schleppi

Relances informatiques

Sommaire

L’utilitaire de relances informatiques envoie un courriel de relance à chaque membre qui a cotisé l’an dernier mais pas cette année, qui a une adresse mail valide, qui n’a pas quitté le club ou demandé de ne plus être relancé, et qui n’est pas décédé. Les messages sont envoyés dans la langue de choix de chaque membre (selon sa fiche).
L’utilitaire de relances informatiques est un programme PHP qui doit être adapté chaque année. Il utilise 5 fichiers textes qui contiennent les textes multilingues à envoyer.
Utilitaire: /www/outils/relances.php
Fichiers textes: /www/outils/Relances/rel_LL_AAAA.txt, où LL est le code de langue et AAAA l’année.

Attention !

Cet utilitaire peut si utilisé incorrectement envoyer près de 2 000 courriels en quelques secondes. Bien lire ce qui suit avant de l’utiliser. Normalement, le programme relances.php n’est pas laissé sur le serveur, car s’il est lancé par mégarde il enverra des mails sauvages aux destinataires. En particulier, s’il était lancé par mégarde tôt après le basculement, c’est pratiquement tout le club qui recevrait une relance car à ce moment personne n’est à jour de cotisations.

  • Mettre en place les fichiers linguistiques avant de lancer l’utilitaire.
  • Faire un test (voir ci-dessous) avant de lancer l’utilitaire en production.
  • Les coordonnées des DT envoyées sur les mails sont tirées directement des fiches de membre de ces DT; donc s’assurer que ces coordonnées sont toutes correctes et au bon format (p.ex. en majuscules et minuscules, etc).

Préparation

Fichiers textes

Prendre les fichiers linguistiques de l’an dernier est les modifier avec les textes de l’année si nécessaire. Voici en exemple le fichier français 2016: /outils/Relances/rel_FR_2016.txt
Chaque fichier texte consiste en une première ligne qui correspond à l’objet du message, suivi par des paragraphes de texte comportant des balises commençant par »; ces balises seront remplacées dynamiquement par des variables comme suit :
»Dest sera remplacé par le nom et l’adresse postale du membre.
»Cher sera remplacé par Cher ami ou Chère amie selon le sexe du membre.
»An2 est l’année CCC courante.
»Date2 est la date limite de régularisation, 1 mois après la date de la relance.
»DT sont les coordonnées formatées du DT.
Bien s’assurer que les coordonnées de l’expéditeur (en bas du texte) sont correctes.
Les paragraphes sont de longues lignes continues séparés par des retours à la ligne durs. Ne pas utiliser de retours à la ligne durs au sein des paragraphes, ce qui laissera les logiciels de courriel gérer les retours à la ligne dynamiquement. Après modifications locales, sauvegarder en UTF-8 et renvoyer par FTP les fichiers textes corrigés vers le site.

Changements au programme

Aucun changement n’est normalement requis au programme. Cependant, des changements peuvent être nécessaires si l’adresse de l’expéditeur doit changer (par exemple du secrétaire à la secrétaire adjointe). Cela se fait au niveau des lignes commençant par rawMailer ainsi que dans la table $secNames qui contient les désignations dans les différentes langues, dans l’ordre allemand, anglais, espagnol (vide), français, italien, néerlandais.
Il peut aussi être nécessaire de modifier l’adresse du destinataire des envois tests, qui est la constante TEST_MAIL.
Après modification, placer le programme vers le site dans /outils/Relances.

Lancement en mode test

Dans un navigateur web, entrer l’adresse http://www.centcols.org/outils/relances.php. Après avoir entré le mot de passe HTTP pour ce dossier, le programme s’exécutera. Pour chaque message qui aurait été envoyé, le numéro séquentiel de l’envoi, la zone du membre, son numéro de membre, son nom, son pays et sa langue, sont affichées:

293 05 6527 Jacques Mandile FR FR
294 04S 6529 Christian Tendey FR FR
295 BE 6539 Pierre-Emmanuel Losfeld BE FR
296 04S 6540 Pascal Fiefvet FR FR
297 01 6548 Bernard Ingelaere FR FR
...

A la fin de la liste, des statistiques sont également affichées, à commencer par le décompte par zone (les zones sont classées par numéro interne de zone, pas par ordre alphabétique):

01 35
02 27
03E 24
04S 34
05 52
BE 17
...

Décompte par langue:

DE 2
EN 5
FR 361
IT 13
NL 14

Décompte par pays:

AU 1
BE 17
CA 1
CH 2
DE 2
FR 349
GB 4
...

Egalement en mode test, le premier mail dans chaque langue est envoyée à l’adresse de test. Le testeur peut donc lire exactement ce qui arrivera aux membres dans chacune des 5 langues.

Lancement en mode production

Lorsque tout est bien vérifié, lancer l’utilitaire en mode production par l’URL http://www.centcols.org/outils/relances.php?mode=prod. L’affichage sera identique qu’en mode test sauf que les messages d’information concernant les messages de test n’apparaîtront pas. Bien s’assurer que l’affichage soit complet (sommaire des décomptes par pays). S’il y a un problème, ne pas relancer l’utilitaire car dans certain cas les courriels pourront être envoyés de nouveau.

Améliorations possibles

Cet utilitaire pourrait être automatisé, principalement pour éliminer, ou grandement réduire son danger d’utilisation.
Permettre l’édition des textes linguistiques par l’utilitaire lui-même via un formulaire, afin d’éliminer le recours à l’FTP.
Permettre de saisir l’adresse e-mail de test sur sur l’utilitaire lui-même, via un formulaire, afin d’éviter les changements au programme.
Permettre de saisir le nom (p.ex. Secrétaire-adjointe) et l’adresse (p.ex. secretaire-adjoint@centcols.org) de l’envoyeur sur sur
l’utilitaire lui-même, via un formulaire, afin d’éviter les changements au programme.
Journaliser dans la BD des membres l’utilisation de l’utilitaire en mode production pour l’année, afin de rendre impossible une nouvelle relance par mégarde des membres déjà relancés.
Ne pas autoriser l’utilisation en mode production sauf entre le 15 février et le 1er mars (ou autre période permise).
Eliminer le paramètre mode=prod et utiliser deux boutons, un de test et l’autre de production, sur le formulaire.
Demander une confirmation par captcha ou similaire lorsque le bouton production est utilisé.
Mettre l’utilitaire sur /www/membres/outils/pour qu’il soit utilisable via les outils administratifs. Ceci nécessite la sécurisation via le
mécanisme pgmAcc().